Cette question revient aujourd’hui de plus en plus souvent au sein des DRH. Elle est légitime car recruter 40 alternants (par exemple) va nécessiter des renforts au sein de l’équipe du recrutement, mais aussi entraîner des opérations administratives nouvelles (relations écoles et OPCO), parfois complexes (« ah bon, vous n’êtes pas Français ? »), et de surcroît conduites de février à octobre (ce qui inclut au passage la période estivale…). Si l’on rajoute la nécessaire négociation financière avec les écoles pour éviter les restes à charge (en forte progression avec les deux baisses successives des « coûts contrats »), la gestion de l’alternance présente toutes les caractéristiques de l’activité à externaliser.@
Externaliser le recrutement, ou simplement le volet administratif une fois le futur apprenti identifié ?
A l’évidence, cette décision incombera à la DRH, qui aura évalué en amont le surcroît de charge de travail. On aura en tête que le recrutement d’un apprenti signifie un tri CV, puis ensuite a minima un appel téléphonique de l’équipe RH pour « qualifier » la sollicitation, un entretien avec un opérationnel, puis un 3è et dernier entretien avec le décideur final.
Selon les métiers, il faut compter 7-8 CV pour initier 2 ou 3 démarches de recrutement, puis en faire aboutir une. On observera aussi que cette séquence devra être conduite dans un délai très court (l’apprenti est un « produit frais », qui ne se conserve pas longtemps), et qu’environ 20 % des apprentis ayant donné leur accord verbal se rétracteront par la suite (car ils auront entretemps « trouvé mieux »).
La bonne pratique pourrait consister à procéder au tri CV en interne, puis de laisser le soin au prestataire extérieur de qualifier la candidature et de gérer l’agenda avec les opérationnels pour organiser les entretiens (en visio !).
Point clé de l’opération : la négociation des coûts de scolarité
Pour beaucoup de DRH, les coûts de scolarité de l’apprenti sont à la charge de l’OPCO, les entreprises ayant déjà été ponctionnées de la taxe d’apprentissage. Rien n’est moins vrai, car depuis deux ans, les niveaux de prise en charge sont à la baisse (il faut éponger le déficit de France Compétences !) et les restes à charge se sont généralisés. En clair, le « commercial » de l’école annoncera par exemple un prix de 8 K€ pour une formation, alors qu’un examen attentif des niveaux de prise en charge OPCO indiquera que ladite formation est seulement prise en charge à hauteur de 7 K€. La direction financière de l’entreprise aura donc un reliquat de 1 K€ à assumer… et s’en étonnera auprès de la DRH !
Il est donc essentiel de bien connaître le niveau de prise en charge OPCO, puis d’exposer à l’école que payer un reste à charge n’est pas une option. Bref, d’entamer une négociation… Les enjeux sont parfois élevés car pour certains parcours d’écoles privées (pas toujours le plus prestigieuses d’ailleurs), l’écart peut être considérable entre le prix proposé (15 K€) et le niveau de prise en charge (6 K€).
On comprend dès lors que cette phase est cruciale et qu’en fonction du nombre d’apprentis à recruter ou de la diversité des parcours, elle est difficile à maîtriser en interne.
Bien calibrer le coût de l’intervention du prestataire externe
La meilleure formule de rémunération consistera à mixer une rémunération au jour/homme avec une rémunération au succès assise sur les négociations du reste à charge.
Considérer 2 jours de travail pour recruter 3 apprentis semble être réaliste. Sur une base de 600 €/J, le coût de recrutement externalisé serait donc de 400 € par apprenti… auxquels une partie variable serait ajoutée.
Un bilan économique à regarder de près
En effet, si par exemple le recrutement de votre apprenti induisait un reste à charge de 1 500 €, finalement ramené par le prestataire extérieur à 500 €, il faudrait rajouter 30 % environ de rémunération variable sur les 1 000 € économisés (300 € supplémentaires) aux honoraires du prestataire extérieur.
Si l’on se fie à l’exemple précédent, le coût de la gestion externalisée s’élèverait alors à 700 € par apprenti, soit 28 K€ pour le recrutement de 40 apprentis au titre de la campagne d’alternance de l’année.
On observera toutefois que grâce aux négociations des coûts de scolarité, l’entreprise aura économisé 40 K€ de reste à charge !
C’est ce type de calcul qui explique qu’un nombre croissant d’entreprises souhaitent désormais externaliser intégralement leur campagne d’alternance.
