Attention danger : l’audit de surveillance Qualiopi arrive

Un très grand nombre d’entreprises ont compris l’intérêt de se doter d’un organisme de formation interne, afin de pouvoir « reconnecter » le financement public avec leur plan de formation. Dans cette dynamique, la plupart ont pris soin de se faire certifier Qualiopi, condition indispensable pour capter lesdits financements.

Cette certification a très souvent mobilisé fortement les équipes « formation » de l’entreprise, qui ont découvert les nombreuses exigences de la démarche qualité, et pu à cette occasion mesurer l’écart entre leur existant et la cible à atteindre.

Quoiqu’il en soit, et même si la certification intervient après un cheminement plus ou moins laborieux, le succès vient quasi-invariablement récompenser le travail des équipes. A l’exception des entreprises qui ont compris en cours de démarche qu’elles n’arriveraient pas à faire vivre le dispositif, et ont ainsi abandonné le projet avant l’audit de certification, la victoire est au bout du chemin !

C’est après que les choses sont plus aléatoires…

Pour beaucoup d’entreprises s’appuyant sur le statut de « nouvel entrant », la certification Qualiopi a été attribuée sur une promesse : celle de déployer dans l’avenir un système qualité nourri par des preuves. Comme l’audit a fréquemment été conduit à une époque où l’OF interne déployait à peine quelques formations, voire souvent une seule, l’auditeur Qualiopi aura constaté l’existence d’un ensemble de « boîtes vides », susceptibles, le moment venu, de se remplir au fur et à mesure que le volume des formations aura pris de l’ampleur.

Le travail de préparation à la certification aura en effet consisté à « imaginer » la future documentation des 23 (ou 24, 25, 28 ou 32) critères de Qualiopi, destinés ensuite à être respectés lors du déploiement de chacune des formations par l’OF interne.

Et c’est là que la cassure se fait entre les OF d’entreprise où les équipes auront « tout donné » au moment de l’audit de certification, et ceux où le système qualité aura pris une véritable consistance.

Cet audit survient entre le 14è et le 22è mois suivant la date de certification. S’il se fait très souvent (voire systématiquement) à distance, l’audit permet de visualiser, à partir d’un échantillonnage adapté, la réalité des process et des preuves.

Si tous les critères sont bien sûr examinés, les indicateurs 23, 24, 25 relatifs à la veille sont particulièrement délicats à respecter pour les OF internes. Il en va de même pour l’indicateur 24 relatif au handicap, ou le 8 qui concerne le positionnement en amont (et non la validation des prérequis), voire le 32 relatif aux actions d’amélioration continue.

A la suite de son audit, l’auditeur produira sous 7 jours son rapport, et l’OF aura à nouveau 7 jours pour répondre aux éventuelles non-conformités.

Si aucune statistique sur le taux d’échec n’est à ce jour disponible, la pratique et le ressenti seraient de nature à considérer cet audit de surveillance comme une épreuve redoutable… en particulier pour les organisations n’ayant pas pris la mesure de l’investissement indispensable pour faire vivre un système qualité robuste.

En revanche, pour les OF qui ont effectivement pris le virage de la qualité, les efforts consentis sont très souvent largement récompensés par une structuration, une efficacité, une satisfaction des utilisateurs bien plus avérées. Et bien sûr quelques financements additionnels !